Office Management
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Aktenordnung,
jeder braucht noch Aktenordnung, aber welche?

Aktenordnung braucht  jeder, denn Akten gibt es noch in allen Büros. Aber die richtige Aktenordnung muss es sein, nicht irgendwelche Aktenordnung. In einigen Internet-Foren werden solche Dinge ausführlich besprochen. Sehr beliebt ist GTD was übersetzt heißt: getting things done und ist ein Buch von David Allen.
Hier die Adresse des deuschen GTD-Forums

Für die Aktenordnung braucht man Organisationsmittel und Ordnungsmittel.  Davon gibt es viele. Briefordner, Hebelordner und Hängeregistraturen sind vorherrschend. Sie zählen zu den ältesten Büroorganisationsmitteln, die es gibt. Nicht nur das, Zeit- und Arbeitsablauf-Untersuchungen haben gezeigt, dass sie längst abgelöst sein müssten von moderneren Ordnungsmitteln für die Aktenordnung. Denn  wegen der unrationellen Arbeitsweise, des hohen Raumbedarfs und der verursachten Kosten sind sie nicht mehr zeitgemäß.

Nur der Computer bringt die Lösung !?

Vielmehr hält man dringend Ausschau nach Computer-Lösungen. Dokumenten-Management-System Software, kurz DMS, scheint die beste Alternative zu sein. Das ist auch richtig in bestimmten Szenarios. Die Papierberge verschwinden, der Raumbedarf wird drastisch reduziert. Die Suche nach einzelnen Dokumenten wird erleichtert. Aber das ändert nichts daran, dass das Papier und damit Akten nach wie vor weitgehend das Feld im Büro behaupten. Warum das so ist, darüber kann man lange debattieren. Es mag viele psychologische Gründe geben, aber es gibt auch technische. Das Papier ist eben doch ein bevorzugter Datenträger trotz aller Nachteile, wie der erheblicher Raumbedarf und die Notwendigkeit der manuellen Bearbeitung. Dazu gehört auch und nicht zuletzt, die Schwierigkeit, eine schnelle und sofortige Aktenordnung herzustellen.
Hier anzusetzen und nach geeigneten Lösungen zu forschen, kommt kaum jemanden in den Sinn angesichts der nahe vorstehenden wunderbaren Aussichtungen, die die EDV uns vor Augen hält.

Classei hat hier Pionierarbeit geleistet Eine schnelle und praktikable Lösung für die Aktenorganisation bringt das Classei-Sofort-Ordnungs-System. Interessant dabei ist, dass es eine Schnittstelle zu einer effektiven Software hat, die es ermöglicht, sowohl physische wie digitale Akten zu verwalten, mit allen Vorteilen der elektronischen Datenverarbeitung. In der modernen Sprache nennt man es auch Hybrid-Technik.

Weiteres hier auf Classei-System oder Carma Organizer
Siehe auch: www.registratursystem.de

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