Office Management
Genial und Einfach!
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Jeder braucht noch Aktenordnung, aber welche?
Und was ist GTD?
Akten gibt es noch in allen Büros. Aber eine einfache und übersichtliche
Aktenordnung muss es sein. In einigen Internet-Foren werden
solche Dinge ausführlich besprochen. Sehr beliebt ist GTD : getting things done und
ist ein System/Buch/Ordnung von David Allen.
Hier die Adresse des deuschen GTD-Forums
Für die Aktenordnung braucht man Organisationsmittel und Ordnungsmittel. Davon gibt es viele. Briefordner, Hebelordner und Hängeregistraturen sind vorherrschend. Sie zählen zu den ältesten Büroorganisationsmitteln, die es gibt. Zeit- und Arbeitsablauf-Untersuchungen haben gezeigt, dass sie längst überhohlt und von moderneren Ordnungsmitteln für die Aktenordnung abgelöst wurden. Aufgrund der unrationellen Arbeitsweise, des hohen Raumbedarfs und der verursachten Kosten sind sie nicht mehr zeitgemäß.
Nur der Computer bringt die Lösung !?
Vielmehr hält
man dringend Ausschau nach Computer-Lösungen. Dokumenten-Management-Software,
kurz DMS,
scheint die beste Alternative zu sein. Das ist auch richtig in bestimmten
Szenarios. Die Papierberge verschwinden, der Raumbedarf wird
drastisch reduziert. Die Suche nach einzelnen Dokumenten wird erleichtert. Aber
das ändert nichts daran, dass das Papier und damit Akten nach wie vor weitgehend
das Feld im Büro behaupten. Warum das so ist, darüber kann man lange
debattieren. Es mag viele psychologische Gründe geben, aber es gibt auch
technische. Das Papier ist eben doch ein bevorzugter Datenträger trotz aller
Nachteile, wie der erhebliche Raumbedarf und die Notwendigkeit der
manuellen
Bearbeitung. Dazu gehört auch und nicht zuletzt, die Schwierigkeit, eine
schnelle und sofortige Aktenordnung herzustellen.
Hier anzusetzen und nach geeigneten Lösungen zu forschen, kommt kaum jemanden in
den Sinn angesichts der nahe vorstehenden wunderbaren Aussichtungen, die die EDV
uns vor Augen hält.
Classei hat hier Pionierarbeit geleistet Eine schnelle und praktikable Lösung für die Aktenorganisation bringt das Classei-Sofort-Ordnungs-System. Interessant dabei ist, dass es eine Schnittstelle zu einer effektiven Software hat, die es ermöglicht, sowohl physische wie digitale Akten zu verwalten, mit allen Vorteilen der elektronischen Datenverarbeitung. In der modernen Sprache nennt man es auch Hybrid-Technik.
Weiteres hier auf
Classei-System oder
Carma Organizer
Siehe auch: www.registratursystem.de
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